自分より仕事量も多いはずなのにあの人はどうして仕事が早くてミスが少ないんだろ？
無駄を省き時間管理を徹底している
仕事が早い人はとにかく無駄を省き、毎日の時間管理を徹底しています。
初めに全てのタイムスケジュールを考え、動いたほうが全ての業務が効率的に回るからです。
慣れるまでは大変かもしれませんが、本当に必要なことを洗い出したほうが、無駄なところに時間を費やさずに済みます。
私も下記の行動を意識し始めてから、他の人の倍の仕事量をこなしつつ、定時で帰れるようになりました。
こんなに簡単だった！「仕事の出来る人」が意識している8つの行動
仕事を見える化する
以下4つをまず見える化しましょう。
- 月間スケジュール
- 全ての仕事の締め切り
- 今日の仕事
- 自分の仕事のマニュアル
月間スケジュール
毎月やることが決まっている場合は一度作成すれば使い回してOKです。毎月異なる場合は定形フォームを作って付け足していきましょう。
全ての仕事の締め切り
月間スケジュールの内容と依頼された仕事を細かいことも含め全ての締め切りを具体的に確認します。
今日の仕事
毎朝、または前日の夜に一日のやることのチェックリストを作りましょう。
この時、締め切りの近いものから優先順位を高くして作成してください。
マニュアル
仕事のマニュアルは周りの人があなたの業務をそつなくこなすために必要です。自分だけでなく周りの業務効率化も意識しましょう。
優先順位をつけて仕事する
上記のことと少し重複しますが、必ず優先順位をつけて優先順位の高いものから作業しましょう。
既存の仕事だけでなく、取引先からの依頼や上司からの指示が新しくくることもあると思いますが、その時は必ず期限を具体的に聞くようにしましょう。回答期限が1週間後のものを今日仕上げる必要はありません。
ただし、全ての業務を期限ぎりぎりに提出していいわけではありません。
タイムスケジュールを意識する
就業時間、外出予定、ミーティングの予定を確認し、それ以外の時間にどのくらい事務処理ができるのか考え、優先順位の高いものからスケジュールに組み込みます。
ここで大事なのが、「目標時間の設定」です。
毎日残業している人はその日の仕事量に合わせてひとつに費やす時間を短くしたり長くしているケースが非常に多いです。
実際に計測してみると、同じ仕事のはずなのに、忙しい日にすると1時間でおわるけど、繁忙期より落ち着いているときにすると2時間かかっているということがあるはずです。
もう一つ大事なことは、今日やらなくていい仕事は、就業時間を超えてまでする必要はありません。
忙しい日と暇な日にムラのある人が多く見受けられますが、これは上記のことが出来ておらず、毎日の仕事量を均一化できていないことが多いです。
二重チェックを徹底する
二重チェックは一見時間がかかっているように見えるかもしれませんが、これを徹底することにより、余計な仕事をなくなり、月に数日分の時間を削減することが可能です。
例えば、処理にミスがなくなると、社内・社外からのクレーム対応がなくなります。
また、月次締めで数字が合わないとき、毎日の細かいデータを丸一日かけて全てチェックし直していた作業もなくなります。
依頼されて仕事に関しては、依頼主にチェックしてもらうことも忘れないようにしましょう。
無駄を省くための知識を習得している。
仕事が出来る人は、Excelなどを活用して自動化するなど、PCスキルや効率的な書類の作り方を学習し、処理の無駄をなくしています。
勉強するのは少し大変ですが、自動化するとミスが減ることに加え、定時に帰れていいことだらけです。
少しの苦労で何年も楽になると思うとやる気がわきませんか？下記記事を参考にしてみてください。
報連相を欠かさない
重要なお知らせ、ミス、悩みなどは仕事に影響することれあれば必ずシェアしましょう。
大きなミスを一人で抱え込んで大惨事になるケースが一番会社にとって困ることです。
早めに報告し、問題を早期に解決し、次の仕事で失敗を活かしていくことで上司や同僚からの信頼も集まります。
また、業務が忙しい時に、仕事を依頼された場合は必ず相談するようにしましょう。上司や同僚は、あなたの仕事量を把握せずに頼んでいることもあります。
この時きちんと説明できるように、日ごろから自分の業務を「見える化」しておく必要があります。
レスポンスを迅速に
日々の忙しさに追われていると少し面倒くさく感じ、後回しになりがちですよね。
しかし、レスポンスが早いと相手にだけでなく自分にも2つのメリットがあります。
一つ目は、＋αの要求が返ってきたときに、余裕をもって対応できる。
二つ目は、自分が依頼した時に相手からのレスポンスも早くなる確率が上がり、自分の作業スピード向上にも繋がることです。
自分がどんなタイプか理解する
まず、下記四つのパターンのうち、自分がどれに当てはまるか理解した上で対策を考えましょう。
| 残業多い ミス少ない | 残業少ない ミス少ない |
| 残業多い ミス多い | 残業少ない ミス多い |
仕事が丁寧=評価されるという勘違い
よくある不満として、他の人よりも私のほうが仕事は丁寧だし気遣いも出来るのにどうして評価されないの？というものがあります。
仕事は誰かから依頼されて成り立つものなので、相手の要求に応えることが原則です。
上記のような悩みを抱えている方の多くは、必要のないところに労力をかけすぎて、自己満足に陥っている傾向にあります。
例えば、下記2名だとどちらが会社に評価されると思いますか？
Aさん⇒片付けが少し大雑把なところがあるが、他の人の倍の仕事量をこなし、定時に帰れている
Bさん⇒与えられた仕事を一つずつ丁寧に取り組み、他の人の雑用も手伝うが、いつも残業してしまう
会社が要求している仕事を2人分の戦力として働いているAさんが評価されます。
Bさんは一人前の仕事を残業してこなしているので、1人分の戦闘力にもなっていません。
こう書いてみると分かりやすいのですが、Bさんのほうが毎日「仕事が丁寧だね。」「手伝ってくれてありがとう」と褒められることが多いことに加え、Aさんが他の人の倍の量仕事をしているということを認識できていないケースが多いので、自分の方が会社のために動いていると勘違いし、不満に繋がりやすくなります。
